総務・労務体制に不安がある会社が、最初に確認すべきこと
〜総務と労務の境目が曖昧・兼務で回らない・担当者に負荷が集中・どこまで整理すべきか分からない、総務・労務体制の見直しを整理する〜
「総務と労務の境目が曖昧で、どちらが担当すべきか分からない」「兼務で業務が回らなくなってきた」「担当者に負荷が集中しているのは分かるが、どう解消すればいいか分からない」「どこまで整理すべきか見当もつかない」——そういう状態のとき、多くの場合は総務・労務の体制の全体像が見えていないことが原因です。
管理職は「総務・労務は定型業務の処理担当」と見がちですが、人事から見ると「役割の境目・担当者の負荷・法令対応の状態を把握することが先決」というケースが少なくありません。実際は業務の境目・負荷の偏り・体制の抜け漏れを整理する必要があります。
総務・労務体制に不安があるとき、何を見直せばよいかを考えてみます。
※個別の事情によって判断は異なるため、「現場で整理するための考え方」としてご覧ください。
総務・労務で最初に見ておきたい課題
- 総務と労務の役割の境目が曖昧になっていないか
- 兼務による業務過多が起きていないか
- 担当者への負荷集中が慢性化していないか
総務・労務の課題は、最初に何を確認するかで見直しの方向が変わります。
どこから手をつけるかは、自社で何が曖昧で何が負荷になっているかを見ないと判断しにくいところです。
● 総務と労務の役割の境目が曖昧になっていないか
総務は社員が働くための物理的・制度的な環境維持を担い、労務は社員が法令に守られた形で働けるための仕組み整備を担います。しかし中小企業ではこの2つが混在しがちで、「どちらが対応すべきか」が曖昧になっていることがあります。まず自社の業務でどちらが担当すべきかを確かめることが、見直しの入口です。
● 兼務による業務過多が起きていないか
中小企業では人事・総務・労務を1〜2名が兼務しているケースが多く、業務量の多さと専門性の高さの両方を少人数でこなす構造になっています。兼務体制自体は否定できませんが、何が限界になっているかを棚卸しせずに放置すると、ミスや対応漏れのリスクが高まります。今の体制で何が限界になっているかを確認することが重要です。
● 担当者への負荷集中が慢性化していないか
総務・労務の担当者が「なんでも一人で対応する」状態になっていると、定型業務に追われて法令対応や改善の余裕がなくなります。担当者が抱えている業務を書き出し、「社内で対応すべき業務」と「優先順位を下げられる業務」を仕分けることが、体制を整えるきっかけになります。
総務・労務体制で確認したいポイント
- 法令遵守の橋渡し役として機能しているか
- 社員の相談窓口が整っているか
- 経営・管理職との情報共有が機能しているか
総務・労務体制の整理では、どこを見るかが曖昧になると確認漏れが起きやすくなります。
● 法令遵守の橋渡し役として機能しているか
労働基準法・育児介護休業法・ハラスメント防止など、法令は年々整備されています。総務・労務担当者が法令の変化をキャッチし、管理職・経営者にわかりやすく伝え、現場の運用に落とし込む橋渡しの役割を担えているかを確認することが重要です。担当者が孤立して法令対応を抱え込んでいないかも見ておきたい点です。
● 社員の相談窓口が整っているか
有給の申請方法・社会保険の手続き・育休の取り方・職場の悩みなど、社員が気軽に相談できる窓口があるかを確認します。問題が深刻化する前に相談を受けられる体制があることで、トラブルの早期発見・解決が可能になります。管理職が直接聞きにくい内容も受け止められる仕組みがあるかも見ておきたい点です。
● 経営・管理職との情報共有が機能しているか
残業時間・有給取得率・退職者数といった労務データを定期的に共有できているかを確認します。「総務・労務は人事・総務の仕事」と切り離して考えるのではなく、経営課題として捉えることが中小企業での体制見直しの第一歩です。担当者だけに抱え込ませる状態になっていないかも確認が必要です。
総務・労務で見落としやすいポイント
- 業務が属人化していないか
- 業務の優先順位が整理されていないか
- 管理職が総務・労務の役割を正しく理解していないか
総務・労務体制では、見落とされやすいポイントがあります。
● 業務が属人化していないか
総務・労務業務は担当者の経験や知識に依存しやすく、担当者が変わると対応できなくなるリスクがあります。業務の手順・保管場所・確認手順がルール化され、引継ぎできる状態になっているかを確認することが重要です。「担当者の頭の中にしかない」状態は、体制の観点でも大きなリスクになります。
● 業務の優先順位が整理されていないか
法的義務があるもの・リスクが高いもの・対応を後回しにできるものを仕分けできているかを確認します。すべての業務を同列に扱っていると、本来優先すべき法令対応や社員対応が後手に回ることがあります。「やらなければならない業務」を着実に完了させる体制をまず整えることが現実的な整理の視点です。
● 管理職が総務・労務の役割を正しく理解していないか
「なんでも総務に」「労務は事務処理」という認識のまま管理職が動いていると、担当者への負荷集中が解消されません。管理職が総務・労務の役割の範囲と限界を理解し、適切な情報共有と連携ができているかを確認することが、体制の見直しにおいて見落とされやすいポイントです。
まとめ
- 役割の境目・担当者の負荷・対応状況を把握することが、体制を動かす第一歩です
- 法令遵守の橋渡し・社員の相談窓口・経営との情報共有——これらが体制の確認軸になります
- 業務の属人化・優先順位の未整理・管理職との認識のずれ——これらは中小企業で見落としやすいポイントです
総務・労務の見直しは、まず「役割の曖昧さ」と「負荷の偏り」を見える形にすることから始まります。役割の整理・体制の確認・見落としポイントの把握を積み上げることで、どこに手をつけるかが見えてきます。
「総務・労務の体制に不安がある」「兼務体制を見直したい」と感じているときは、まず自社で何が整っていて何が整っていないかを書き出してみてください。
人事課題の本質を整理するには、こちらの記事も参考になります。
総務・労務体制の見直しが必要なとき、一緒に考えます
トナリの人事部長®・トナリの人事課長®は、総務・労務体制が「このままでいいのか」と感じるとき、実際の体制づくりまで一緒に考えています。「兼務で回らなくなってきた」「どこから手をつければいいか分からない」と感じる場合は、お気軽にご相談ください。