就業規則が守られていないと指摘された場合の実務整理

〜就業規則と現場運用のズレが確認される理由と対応の考え方〜

労働基準監督署からの連絡や通知が届くと、「何を求められているのか」「どう対応すればいいのか」分からないまま不安になる方も少なくありません。

労基署対応は、感情的に反応するものではなく、状況を整理し、求められている確認事項を一つずつ整理することが重要になります。

本記事では、労基署対応・調査実務の中でも 就業規則が守られていないと指摘されるケースについて、一般的な流れと実務上の整理ポイントをまとめています。

※個別の事情によって対応は異なるため、「全体像を理解するための整理情報」としてご覧ください。

就業規則と現場運用にズレが生じやすい背景

就業規則自体は整備されているものの、日々の業務では管理職や現場責任者の判断が優先される状況が続くと、規則と実際の運用にズレが生じやすくなります。特に飲食業や小売業のように、店舗ごとの判断が多い業態では、忙しさを理由に「これまでのやり方」が踏襲されやすい傾向があります。

現場では、遅刻や残業、休憩の取り扱いなどを柔軟に処理しているつもりでも、規則上の手続きと一致していない場合があります。このズレは、社内では問題視されにくい一方で、労基署対応の場面では説明が難しくなることが多いポイントです。

管理職が就業規則の内容を細かく確認する機会が少ない場合、過去の経験や前職の感覚で判断してしまうことがあります。本社管理部門では理解されていても、多拠点展開している企業では、店舗責任者まで情報が行き届かないことも珍しくありません。

このような状態では、同じ事象でも部署や拠点によって対応が異なり、結果として「規則通りに運用されていない」と受け取られやすくなります。労基署から確認を受けた際、誰がどの基準で判断していたのかを整理しづらくなる点が実務上の課題になります。

就業規則を作成した当時と比べ、働き方や業務環境が変化している場合、規則が現場の実態に合わなくなっていることがあります。在宅勤務やシフトの多様化など、新しい運用が増えるほど、規則とのギャップが表面化しやすくなります。

現場では実態に合わせて運用していても、規則上の記載が更新されていないと、説明の際に「なぜその対応をしているのか」を言葉にしづらくなります。ここが整理されていないと、労基署対応時に確認が長引くことがあります。

労働時間や休憩の管理は、就業規則と実際の運用がずれやすい代表的な分野です。繁忙期に休憩時間が後ろ倒しになる、シフト変更が口頭で行われるといった対応が続くと、規則通りに管理されていないと受け取られることがあります。

現場としては合理的な対応であっても、記録や手続きが整理されていない場合、労基署からの確認に対して説明が難しくなる点が実務上の判断分岐になります。

懲戒や注意指導について、就業規則に定めがあっても、実際には上司ごとの判断に委ねられているケースがあります。特定の行為に対する対応が統一されていないと、規則の運用が形骸化しているように見えやすくなります。

この場合、労基署対応では「どの基準に基づいて対応したのか」を整理して説明する必要があり、事後的な整理が難しくなることがあります。

有給休暇の申請方法や承認フローが、就業規則と異なる形で運用されている場合も、確認されることが多いポイントです。現場では簡便さを重視して運用していても、規則上の手続きと一致していないと説明が複雑になります。

実際の対応は、企業の状況や指摘内容によって異なるため、一律の判断ではなく、個別に整理することが重要になります。

労基署対応では、「規則があるか」だけでなく「どのように運用されているか」が確認されることがあります。そのため、まずは就業規則の内容と、実際の運用実態を切り分けて整理することが重要です。

両者を混同したまま説明しようとすると話が複雑になりやすく、確認点が増える原因になります。整理の段階で差分を把握しておくことが、実務上の判断を助けます。

就業規則がどのように共有され、理解されているかも整理ポイントの一つです。本社では周知したつもりでも、現場では十分に理解されていない場合があります。

誰に、どのような形で説明してきたのかを時系列で整理しておくと、労基署対応時の説明がしやすくなります。

確認を受けた内容については、今後どのように整理・改善していくかをあわせて考えることが重要になります。現場の実態を踏まえつつ、規則の見直しや運用方法の調整を検討する場面もあります。

運用実態と法令上の整理を切り分けて確認する必要があるため、人事実務と制度対応の両方を経験してきた人事×社労士の立場から整理しています。

就業規則が守られていないと指摘される背景には、規則と現場運用のズレや共有不足など、複数の要因が重なっていることが多くあります。

労基署対応では、感情的に受け止めるのではなく、規則の内容、実際の運用、判断の経緯を一つずつ整理することが重要になります。

労基署対応は、書類の内容やこれまでの運用状況によって確認点が変わるため、早い段階で全体を整理しておくことが、その後の対応をスムーズにします。

労基署からの連絡に、不安を感じている方へ

突然の連絡があると、「何が問題なのか」「どう受け止めればいいのか」分からなくなることも少なくありません。

労基署対応は、すぐに判断や対応を迫られるものばかりではなく、まず事実関係や現在の運用を整理することで、落ち着いて考えられるケースも多くあります。

👉 労基署からの連絡をどう整理すればよいかを確認したい方はこちら：
労基署対応サポートのご案内

※登録はいつでも解除できます